入力支援システム紹介

　インターネットが進化し販売分野においても電子商取引が脚光を浴びていますが、 業務の現場ではまだまだ手軽なFAXを使った受発注が依然として当たり前に行われています。

　FAXは操作が簡単だし、意思が通じやすいし、ウイルスの心配も不要ですが、入力作業をしなければ先に進めないことが問題でした。
　届いたFAX用紙を元に行うキーボード入力は単なる「作業」なのですが、 次工程で行なわれるコンピュータ処理は、生産指示や外部発注、客先納品などに大きな影響を与える必須作業であるため、 オペレータには常に正確性と速度が要求されてきました。

　注文件数の多い企業ほど入力時間もかかり、多大な人件費をかけて入力業務を行っているのが現状です。

そして次のような課題が出ています。

◎ 大量のデータ入力作業に手間がかかる ◎ 締め切り間際に伝票が集中する。 　 その為時間までにデータ入力するのが大変 ◎ 注文の内容が正確に伝わらない ◎ 入力ミスが起きやすい

◎ 品名を省略されて特定しにくい ◎ 手書き注文が多くて読みづらい ◎ 書式が不統一で読みづらい ◎ 注文する側も面倒に感じるらしい

入力作業＝人件費
だから意外に費用が掛かっている

こうした入力作業をFAXオンライン　New Oneで削減できれば、合理化効果・コスト削減は明らかです。

つまり、
◎ 要員が少なくても、経験が浅い方でも安定的に作業ができます
◎ キーボード入力の手間が減少し、内容確認に重点が置けます（⇒入力ミスの減少）
◎ 入力時間が格段に短縮され、受注状況も素早く把握できます

商奉行の商品マスターから選択するだけで定番商品･ユーザー別注文書など、ご商売にあったオリジナルのOCR注文書が作成可能です。
注文書は必要な時に社内作成でき、外部コストがかかりません。
お客様も数量を書き込むだけで、ご注文できるため負担を感じません。
注文書が整理されると、簡単な記入だけで正確な情報交換が実現できます。

◎ FAXを受信すると自動的にデータ化。
　　面倒なキーボード入力は不要。
◎ 24時間自動受付。
　　送信者へ安心をお返しする受信確認FAXも自動的に返信可能（オンデマンドフォーミング）。
◎ 受信FAXの印刷は「出すこと」も「出さないこと」も自由自在。
◎ OCR読取結果はスーパーコレクト機能が商品マスターや得意先マスターを参照してチェック。
◎ データの取り込み方法は選択可能。
　　FAXソフトをPCに搭載、複合機のFAX機能を利用、FAX to Mailサービスを利用等。

注文書や売上伝票の書式スタイルは各社各様です。
FAXオンラインNewOneではお客様のご要望に合わせて書式設計からご提供する セミカスタマイズ製品であるため、 「お客様のご要望」と「OCRの制約ルール」と「書きやすさ見やすさ」を考慮したオリジナル書式をご提供します。

　　　　　　書式サンプル

入力作業のトータルスループットを短縮します

商品コードや得意先マスターなどの登録マスターデータをプログラムが参照してOCR認識結果が正しいかをチェックし、 誤認識があればオペレータに注意メッセージが表示されます。
同じ画面にはマスターデータの一覧も表示、正しいコードをダブルクリックすると修正ができます。
一連の作業を繰り返すことで、クリーンデータを作成します。

1回のOCR認識処理の後　商奉行用の「受注データファイル」と蔵奉行用の「発注データファイル」を同時に作成することもできます。

FAX ビューワ対象となる書式以外のFAX画像は自動的にNGフォルダに振分け保存されます
ビューワの機能にはFAX画像表示の他に　ファイルの保存・削除・印刷が可能です

OCR認識ができなかったときはFAX画像を同一画面で見ながらキーボード入力ができます。マスターの参照も可能です。

【画面例】

１．汎用データ受入画面

２．汎用データ受入設定

３．受入データ確認

　FAXオンラインで読取可能な書式上に取り扱い 商品を自由に掲載登録でき、必要なときに、必要な量だけ、印刷することが可能になります。

　従来の書式印刷は、ある程度の量を業者に頼んで作るために、時間と費用がかかるうえ急な変更には対応できませんでしたが、 オンデマンドフォーミングなら、外部コストを掛けずに社内で簡単に商品掲載された「注文書」を構成でき、必要な部数だけ印刷できます。


季節別商品や売れ筋商品をまとめた注文書など、掲載する商品バリエーションを 社内で自由に登録できます。
得意先別に定番商品や推奨商品を中心に記載した、販売誘導型の注文書などを作成してみてはいかがでしょうか。

◎ 注文書に掲載する商品をパターンIDのもとに登録できます。
◎ 商品選択は、商奉行の商品マスターに連動した画面でクリックして並べるだけです。
◎ パターンIDにて登録保存されるため、再度呼び出してから追加・変更が可能です。
◎ ３桁のパターンＩＤを用意すると、1000種類の注文書が作成可能です。
◎ 商品マスター連動登録なので、コード・名称の記載ミスが起きません。
◎ 商品コードは位置情報として登録し、印刷面には出ないため、伝票上は商品名のみのすっきりした表示になります。（商品コードを表記することもできます。）
◎ 数量が記入された位置情報でコードを呼び出しOCR認識した数量と結合させてデータを作ります。
◎ OCRの認識量が大幅に削減され処理が早まり、誤認識の可能性も低減します。

印刷は登録したパターンIDで「伝票の種類」「得意先」「印刷枚数」を指定すれば まさにオンデマンド印刷。自社で全てができるので、外部コストがかかりません。

得意先もマスターから引用し、お客様名と商品名が表記された伝票も作れます。
コメント欄には自由にメッセージが入れられます。締切時間や書式の有効期限を 記載しておけば、無秩序な利用も防げます。
コード表記を無くせるので、見栄えの良いすっきりした伝票になります
お客様も掲載商品に数量を記入するだけなので、負担感を持たれません。
季節ごとに伝票掲載パターンを変えて用意すれば、客先訪問のきっかけにもなります。